Aurélie accompagne les grands comptes d'APB Safety dans la gestion de leurs dotations. Elle revient sur ce qu'EMIL, la plateforme digitale APB, change concrètement pour les directions achats et QSE.
Qu'est-ce qu'EMIL ?
EMIL est la plateforme de gestion des dotations et de commande en ligne d'APB Safety, dédiée à chaque client. Le catalogue référencé y est personnalisé : seuls les produits validés par les achats et le service QSE du client apparaissent, aux prix négociés, dans les tailles et les quantités autorisées.
La plateforme est hybride.
La partie My Select donne accès au catalogue référencé toute l'année pour les besoins courants.
La partie My Pack gère les campagnes de dotation périodiques - annuelles ou semestrielles - avec des quantités plafonnées par collaborateur. Plusieurs logiques de dotation cohabitent : fixe, ouverte avec quota, à points, ou par agence. Chaque client choisit le modèle qui correspond à son organisation.
L'interface est intuitive et utilisable facilement par tous les profils. Chaque utilisateur visualise les produits, son budget, ses droits, et passe commande en quelques clics.
Qu'est-ce qu'EMIL change pour un client qui fonctionnait sous Excel ?
Excel reste répandu pour la gestion des dotations. C'est mieux que rien mais l'erreur humaine n'y est pas détectée. Une saisie de 110 au lieu de 1 sur une référence ne déclenche aucune alerte - la commande part. Le collaborateur ne reçoit pas sa quantité, ou la dérive se découvre sur la facture. Une taille incorrecte bloque toute la commande : il faut revenir vers le terrain pour confirmation, ce qui multiplie les échanges et fait perdre du temps à tout le monde.
EMIL rend ces erreurs impossibles. Une quantité incohérente bloque la dotation au moment de la saisie. Une taille qui n'existe pas pour le produit choisi est exclue de la liste déroulante. Une référence hors catalogue n'apparaît tout simplement pas.
Côté utilisateur, l'expérience change aussi. Les produits sont visualisés, les budgets consultables en temps réel, la consommation suivie par référence, la commande passée depuis un smartphone. Les responsables de site savent ce qu'ils peuvent commander, dans quelle limite, avec quelles tailles disponibles. Cette visibilité responsabilise toute la chaîne : chacun connaît son périmètre et en répond.
Quels prérequis pour démarrer sur EMIL ?
La mise en place est conçue pour mobiliser le moins possible les équipes du client. Trois informations suffisent, et le client les possède déjà : la liste de ses sites, sa base collaborateurs, et la liste des accès - autrement dit qui passe commande, pour quel périmètre, avec un identifiant unique par personne.
APB Safety se charge ensuite de tout : intégration du catalogue référencé, paramétrage des dotations, tests, mise en service. Le client transmet des informations dont il dispose, APB fait le reste.
Une fois les paramètres finalisés, EMIL est opérationnel.
EMIL peut-il se connecter aux outils déjà en place chez le client ?
Le punch-out connecte EMIL au système d'information du client. Selon le besoin, la connexion fonctionne dans un sens ou dans l'autre : le collaborateur commande depuis son propre ERP en accédant au catalogue EMIL, ou la commande passée sur EMIL repart s'intégrer dans l'ERP du client. Le développement est construit sur-mesure, en fonction de ce que le client souhaite synchroniser entre les deux systèmes.
Avant tout engagement, une étude de compatibilité est menée entre le service informatique du client et nos développeurs, quel que soit l'ERP utilisé.
Pour le client, le bénéfice est direct : plus besoin de jongler entre deux logiciels de gestion. Tout se pilote depuis son propre système, de façon centralisée - ce qui limite les erreurs et fait gagner du temps.
Comment EMIL sécurise le référencement et les achats ?
C'est le bénéfice central de la plateforme. Un collaborateur ne peut commander que ce qui a été validé par le service QSE du client et négocié par ses achats. Aux prix négociés. Dans les tailles qui existent réellement pour le produit. Dans les quantités autorisées par la dotation.
Plus de commande hors référencement. Plus de produit aux mauvaises couleurs ou hors charte. Plus de remontée surprise sur la facture. Les budgets sont tenus parce que les quantités sont plafonnées en amont - par collaborateur, par site, par campagne - selon le modèle de dotation choisi.
Pour les achats, c'est une garantie de conformité au panel négocié et une visibilité budgétaire que les outils traditionnels ne permettent pas. Pour le service QSE, c'est l'assurance que seuls les EPI qu'ils ont validés circulent sur le terrain.
Comment EMIL fait-il vivre la relation entre achats, QSE et terrain chez le client ?
EMIL a un module de statistiques qui permet d’observer les consommations par référence, par site, par région - selon le niveau de détail que le client souhaite suivre.
Quand une référence EPI critique ne sort pas – par exemple un gant anti-coupure dans une activité qui l'exige - la statistique remonte le signal. Soit le produit est inconfortable et le collaborateur ne le porte pas, soit il en porte un autre, non validé, acheté hors circuit. Dans les deux cas, il y a un risque. Le service QSE peut l'observer et prendre, en autonomie, toute décision corrective.
Une communication peut aussi être déployée directement sur la plateforme : un bandeau visible à la connexion des utilisateurs, qui complète celle de l'intranet client. Le message atteint la personne qui passe la commande, pas seulement le responsable du site.
EMIL devient ainsi un outil de support QSE, pas seulement un outil de commande. Pour nos clients, c'est la possibilité d'anticiper un risque détecté dans les données plutôt que de le constater après coup.
Ce qui vous frappe le plus dans la façon dont vos clients utilisent EMIL aujourd'hui ?
Pour beaucoup de nos clients, EMIL est devenu plus qu'une plateforme de commande : un outil incontournable. Quand un service achats signe un référencement avec nous, ce n'est plus seulement un catalogue qu'il valide. C'est une manière de tenir ses budgets, de protéger ses équipes, et de piloter dans la durée. La façon de travailler change en profondeur : la gestion des dotations et des EPI s'optimise, la sécurité des équipes se renforce, le pilotage s'inscrit dans la durée.
Le réseau BestDrive l'illustre bien : sur 130 agences, le passage d'Excel à EMIL a libéré près de 200 heures par an de saisie, de relances et d'échanges téléphoniques par campagne de dotation pour le siège.
La plateforme EMIL évolue en continu, en intégrant les remontées des clients qui l'utilisent au quotidien. C'est, je crois, ce qui définit le mieux la façon de travailler d'APB.
